Microsoft SharePoint: Umfangreicher Baukasten für moderne, elektronische Informations- und Kommunikationssysteme.

In SharePoint kann man Informationen in Bibliotheken und Listen ablegen und die Informationen direkt im Browser standortunabhängig bearbeiten oder lesen. Alle Daten und Dokumente werden grundsätzlich in einer Datenbank gespeichert und können somit individuell gefiltert, sortiert oder gruppiert werden. Für die Arbeit mit den Inhalten werden Ansichten und Webpartseiten zur Verfügung gestellt, welche individuell angepasst werden können. Mit den Webpartseiten können Informationen aus verschiedenen Inhalten auf dem Bildschirm zusammengefasst werden. Fast alle Anpassungen sind mit dem Browser möglich.

Für die Online-Bearbeitung von mehreren Personen sind pro Inhalt sehr einfach entsprechende Funktionen wie Versionierung, Inhaltsgenehmigung oder Benachrichtigung aktivierbar. Änderungen von Inhalt, Struktur, Bezeichnungen oder Funktionen sind fast durchwegs jederzeit problemlos möglich. Für automatisierte Abläufe können Workflows definiert und Listen zugewiesen werden. Informationen sind über die Volltextsuche oder über die Ansichten gut auffindbar.

Für den individuellen Zugriff auf vertrauliche Informationen steht ein umfassendes Berechtigungssystem zur Verfügung.

Für die schnelle Erstellung von Seiten, Listen oder Bibliotheken und Subwebs können praktisch alle Inhalte als Vorlage gespeichert und so problemlos an anderen Stellen installiert werden. Das ermöglicht auch die Zurverfügungsstellung von ganzen Lösungen, welche als Websitevorlage oder ganze Websitesammlung weitergegeben werden  können. Microsoft stellt verschiedene Vorlagen für beispielsweise Kontaktlisten, Kalender, Aufgaben, Dokumentbibliotheken, Diskussionsforum, Wiki-Bibliotheken, Blogs, Umfragen mit teils erweiterter Funktionalität zur Verfügung.

Die Listen und Bibliotheken können individuelle Felder beinhalten, welche als sogenannte Metadaten die Einträge oder Dokumente attributieren. Somit können die Inhalte nach verschiedenen Hierarchien strukturier- oder filterbar. Dokumentvorlagen können verschiedene Felder beinhalten.

Die meisten Inhalte sind auch je nach Basisliste in Office-Applikationen integrierbar, so können beispielsweise Kalender-, Diskussionen, Aufgaben und Kontaktliste in Outlook integriert werden, was den Gesamtüberblick ermöglicht. Aktualisierungen können in SharePoint oder Outlook erfolgen, da eine beidseitige Synchronisation sichergestellt ist. Zudem kann praktisch jede Liste einfach an Excel übergeben und dort angepasst oder erweitert werden. Die Daten sind in Excel bei Bedarf aktualisierbar. Ebenfalls können die Daten auch in Access als Backenddaten integriert werden, Access fungiert dann als Frontend mit individuellen Masken und Reporte.

Weitergehende Anpassungen oder Funktionserweiterungen sind über .NET und den SharePoint Designer möglich.

Als SharePoint-Server kann eine Windows-Serverumgebung benutzt werden, falls keine eigene Infrastruktur benutzt werden soll, gibt es mittlerweile auch einige Provider.

Weitere Informationen

Funktionalitäten

Versionierung

Listen

Detaillierte Nachführung der geänderten Feldwerte.

Dokumente

Speicherung einzelner Versionen mit Vergleich in Word.

Unterscheidung Haupt- & Nebenversionen

Jederzeit für praktisch alle Inhalte aktivier- oder deaktivierbar.

Mehrfache Anmerkungen pro Element mit Zeit- und Benutzerangaben.

Benachrichtigung

Individuell von jedem Benutzer definierbar.

Bis auf Dokument-/Datensatzebene.

eMail über Änderungen, hinzugekommene oder gelöschte Elemente und weiteres.

Zeitpunkt frei wählbar.

Berechtigungen

Umfassend definierbar;

Top-Down bis auf Elementebene;

Benutzergruppen und Berechtigungsstufen;

Integration Active Directory.

Inhaltsgenehmigung

Freigabe neuerer oder geänderter Inhalte erst nach Genehmigung durch definierte Benutzer.

Dokumentmanagement

Integriert, individuell definierbar, mehrere Dokumentbibliotheken.

Versionierung integriert (Haupt- & Nebenversionen).

Strukturierte Volltextsuche oder nach individuellen Metadaten.

Schnittstellen / Export

Starke Integration in Office 2007 (frühere Versionen unterschiedlich, ab 2003 gut).

Spezielle Funktionalitäten

Elektronisch unterstützte Diskussionsforen, Umfragen, Wiki's, Blogs.

Individuell definierbare Umfragen.

Wiki-Bibliotheken (strukturierte, verlinkte Informationen).

Blogs

eMail-Empfang

Sammlung von eingehenden eMails in einer Liste oder Dokumentbibliothek zur weiteren Bearbeitung.

Beispiel: Zentrale Sammlung von News-Server-Inhalten.

Weiteres

Optimal bei:

• Unterschiedlichen Standorten / Tochtergesellschaften;
• Verschiedenen Projekten mit mehreren Mitgliedern an verschiedenen Standorten;
• Daten und Dokumenten, bei welchen Sie die Änderungen nachverfolgen oder steuern wollen;
• Daten, Dokumente oder Informationen, über welche Sie bei Änderungen automatisch via eMail informiert werden wollen;
• Dezentrale Budgetierung und Analysen mit zentraler Konsolidierung;
• Reporting mit beeinflussbaren Cockpits und Dashboards;
• Ein Intranet: Sie möchten aber auf den Inhalt direkt über den Browser Zugriff haben und auch Daten und Dokumente darin verwalten und den Mitarbeitern oder auch externen Stellen Zugriff geben;

Legen Sie also Dokumente und Daten (in Listen) zentral auf einem Server ab und arbeiten Sie gemäss den Zugriffsrechten dezentral mit den Inhalten. Sie können die automatische Versionierung einschalten, um nachverfolgen zu können, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Schalten Sie die Inhaltsgenehmigung ein, um Einträge vor der Freigabe prüfen zu können oder lassen Sie sich über Änderungen automatisch via eMail benachrichtigen. Ausgehend von Vorlagen für Websites erstellen Sie sehr schnell Subwebs für Projekte oder Abteilungen. Anpassungen der Strukturen, Listen und Bibliotheken sind jederzeit einfach über den Browser möglich. Zusammen mit den neuen Microsoft-Office-Produkten verwenden Sie die Daten weiter oder integrieren diese dynamisch. Checken Sie Dokumente aus, um diese sicher abzuändern, checken Sie sie wieder ein, wenn Sie fertig sind.

Voraussetzungen

Für SharePoint 2010 gelten folgende, technischen Voraussetzung beim Einsatz in eigener Serverumgebung:

1. Windows Server 2008 R2, 64-bit
2. SQL Server 2008 oder mindestens SQL Server 2005, 64-bit
3. Mind. 8 GB RAM im Server
4. Am besten virtualisierte Server

Weitere Informationen zu unseren Dienstleistungen bezüglich SharePoint

Interessieren Sie sich für nähere Informationen bezüglich MS-SharePoint? Dann zögern Sie nicht und nehmen Sie mit uns Kontakt auf!