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Hurter
Consulting GmbH
Ferrenmatt 28
CH-6283 Baldegg
Tel: +41 41 448 00 75
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allg@hurco.ch
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| | Ziel / BeschreibungDie HURCO/Vertragsverwaltung SP ist eine Applikation der HURCO/SharePoint-Tools und basiert auf einer Website-Vorlage. Sie dient der Verwaltung von eingegangenen Vertragsverhältnissen. Erfassen Sie die Vertragsverhältnisse und überwachen Sie diese beispielsweise in Bezug auf Abschluss, finanzielle Belastung, Laufzeit und Ablauf oder auch Kündigungsfristen. Verträge können nach verschiedenen Kategorien, Stati, Gesellschaft oder auch Bereich gruppiert und ausgewertet werden. Verfolgen Sie über den Kalender und die Aufgabenliste beispielsweise die Offertphase, die Unterzeichnung oder den Ablauf. Verknüpfen Sie diese Daten mit Microsoft Outlook. Die Vertragsdaten können mit Microsoft Excel oder Microsoft Access weiter bearbeitet oder ausgewertet werden. Die Kontaktdaten können zusätzlich in Microsoft Outlook integriert werden. Funktionalität- Dezentrale und zugriffsgeschützte Erfassung und Verwaltung der Vertragsverhältnisse mit verschiedenen Stati und Kategorisierungen;
- Detaillierte Versionierung der Änderungen (wer hat was und wann geändert);
- Originalverträge und Unterlagen können den Einträgen in elektronischer Form (gescannt, Dokument) angehängt werden;
- Vertragsarten für Gruppierung und Versicherungsdeckung;
- Kalender für die Verwaltung von vertragsspezifischen Terminen;
- Aufgabenliste für die Verwaltung von vertragsspezifischen Aufgaben;
- Kontaktliste für die zentrale Verwaltung der Vertragspartner und Kontaktpersonen;
- Laufende Notizen zu den einzelnen Vertragsverhältnissen, mit Datum und Ersteller;
- Zuweisung von Kontierung zur Erstellung von Buchungslisten;
- Volltextsuche der Vertragsverhältnisse;Dokumentbibliothek zur zentralen Speicherung dazugehörender Dokumente.
AuswertungenDie Auswertungen erfolgen über verschiedene Ansichten. Unter anderem sind folgende Ansichten vordefiniert: - Vertragsverhältnisse (aktiv, inaktiv) nach Vertragspartner und Kontaktperson;
- Vertragsverhältnisse nach Status;
- Vertragsverhältnisse nach Kategorien, Gesellschaft und /oder Bereichen;
- Versicherungsdeckung über Vertragsarten;Diverse Kalender-, Aufgaben-, Kontaktlisten…
Inhalt
Applikation / VoraussetzungenDas Tool ist als Website-Vorlage für Windows-SharePoint-Services Version 3.0 ausgelegt, Voraussetzungen: - Gemietete Windows SharePoint-Services bei einem Provider (www.iozdc.ch) oder;
- Microsoft Windows Server 2003;
- Aktivierte Windows-SharePoint-Services Version 3;
- Ansonsten Voraussetzungen für Windows SharePoint-Services;
- Empfohlen: Microsoft Office 2003 oder 2007. Vorlagen aufgrund erweiterter Funktionen auf Basis Office 2007.
Erweiterungsmöglichkeiten- Aktivieren der Genehmigung: Änderungen je nach Zugriff möglich, zugänglich aber erst nach Genehmigung durch Verantwortliche;
- Automatische Benachrichtigung bei Änderungen via eMail;
- Automatischer Eintrag des nächsten Ablaufdatums und des Kündigungstermines im Vertrag;
- Automatischer Eintrag des Ablaufdatums und des Kündigungstermines im Kalender.
- Zusätzliche, kundenspezifische Auswertungen über MS-Excel oder MS-Access.
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Vertragsverwaltung
