Hurter Consulting GmbH
 Ferrenmatt 28
CH-6283 Baldegg
Tel: +41 41 448 00 75
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MS-SharePoint-Services: Die moderne Kommunikationsplattform

Überblick / Allgemeines

Zentrale, elektronische Plattform, standortunabhängig.
  • Ausführbar im Browser (optimal Internet Explorer)
  • Individuelle Zusammenstellung der Ansichten und Bearbeitung von Inhalten.
  • Einfache Erstellung von Subwebs (Tochtergesellschaften, Projekte, Arbeits-/Interessgengruppen).
  • Jeder Inhalt als Hyperlink direkt aufrufbar.
  • Als Intranet und Internet einsetzbar, zentrales elektronisches Handbuch oder Content Management System.
  • Auch nur Erstellung von Homepages möglich, aber nicht sinnvoll.
    Erweiterbar mit SharePoint-Farmen.
Strategisches Microsoft-Produkt
  • Wird stark forciert.
  • Weitreichende Basis und Unterstützung für Office 2007, Project-, Forms- und PerformancePoint-Server.
Flexible, schnelle Anpassung
  • Listen frei und individuell definierbar.
  • Metadaten Dokument pro Vorlage definierbar.
  • Anpassungen im laufenden Betrieb ohne Datenverluste oder Unterbrechungen.
Inhalte
  • Bibliotheken: Dokumente, Bilder, Formulare, eMails... mit individuell definierbaren Metadaten.
  • Listen: Individuell definierbare Tabellen zur Speicherung von unterschiedlichsten Daten.
Speicherung, Bearbeitung, Suche, Ansichten von Inhalten
  • Je nach Zugriff und Berechtigung, dezentral.
Vorlagen (Websites, Bibliotheken, Listen, Workflows)
  • Schnelle Erstellung von Subwebs und Inhalten dank Vorlagen.
  • Standardvorlagen (Kalender, Aufgaben, Kontakte, Ankündigungen, Wiki's, Blogs...)
  • Eigene Vorlagen (einfach definierbar, Basis bestehender Inhalt).
  • Fremde Vorlagen (Lösungen, Applikationen und Ansichten fremder Anbieter).
Detaillierte Anpassungen und Programmierung
  • Microsoft SharePoint-Designer: Ansichten, Daten relational verknüpfbar, Formulare, individuelle Workflows.
  • Visual Studio-Entwicklungen.

Funktionalitäten

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Versionierung reduzierenVersionierung
Listen reduzierenListen
Detaillierte Nachführung der geänderten Feldwerte.
Dokumente: Speicherung Versionen mit Vergleich in Word. reduzierenDokumente: Speicherung Versionen mit Vergleich in Word.
Speicherung einzelner Versionen mit Vergleich in Word.
Unterscheidung Haupt- & Nebenversionen
Jederzeit für praktisch alle Inhalte aktivier- oder deaktivierbar.
Mehrfache Anmerkungen pro Element mit Zeit- und Benutzerangaben.
Benachrichtigung reduzierenBenachrichtigung
Individuell von jedem Benutzer definierbar.
Bis auf Dokument-/Datensatzebene.
eMail über Änderungen, hinzugekommene oder gelöschte Elemente und weiteres.
Zeitpunkt frei wählbar.
Berechtigungen reduzierenBerechtigungen
Umfassend definierbar, Top-Down bis auf Elementebene, Benutzergruppen und Berechtigungsstufen definierbar, Integration Active Directory.
Top-Down bis auf Elementebene
Benutzergruppen und Berechtigungsstufen
Integration Active Directory.
Inhaltsgenehmigung reduzierenInhaltsgenehmigung
Freigabe neuerer oder geänderter Inhalte erst nach Genehmigung durch definierte Benutzer.
Dokumentmanagement reduzierenDokumentmanagement
Integriert, individuell definierbar, mehrere Dokumentbibliotheken.
Versionierung integriert (Haupt- & Nebenversionen).
Strukturierte Volltextsuche oder nach individuellen Metadaten.
Schnittstellen / Export reduzierenSchnittstellen / Export
Spezielle Funktionalitäten reduzierenSpezielle Funktionalitäten
Elektronisch unterstützte Diskussionsforen, Umfragen, Wiki's, Blogs.
Individuell definierbare Umfragen.
Wiki-Bibliotheken (strukturierte, verlinkte Informationen).
Blogs
eMail-Empfang reduziereneMail-Empfang
Sammlung von eingehenden eMails in einer Liste oder Dokumentbibliothek zur weiteren Bearbeitung.
Beispiel: Zentrale Sammlung von News-Server-Inhalten.
 

Versionierung
  • Listen:Detaillierte Nachführung der geänderten Feldwerte.
  • Dokumente: Speicherung Versionen mit Vergleich in Word.
  • Jederzeit für praktisch alle Inhalte akivier- oder deaktivierbar.
  • Mehrere Anmerkungen pro Element mit Zeit- und Benutzerangabe für laufende Infos über das Element.
Benachrichtigung
  • Individuell von jedem Benutzer bis auf Elementebene (Dokument, Datensatz) definierbar.
  • eMail über Änderungen, hinzugekommener oder gelöschter Elemente und weiteres. Zeitpunkt frei wählbar.
Berechtigungen
  • Umfassend definierbar, Top-Down bis auf Elementebene, Benutzergruppen und Berechtigungsstufen definierbar, Integration Active Directory.
Inhaltsgenehmigung
  • Freigabe neuerer oder geänderter Inhalte erst nach Genehmigung durch definierte Benutzer.
Dokumentmanagement
  • Integriert, individuell definierbar, mehrere Dokumentbibliotheken.
  • Versionierung integriert (Haupt- & Nebenversionen).
  • Strukturierte Volltextsuche oder nach individuellen Metadaten.
Schnittstellen / Export
  • Starke Integration in Office 2007 (frühere Versionen unterschiedlich, ab 2003 gut).
Spezielle Funktionalitäten
  • Elektronisch unterstützte Diskussionsforen, Umfragen, Wiki's, Blogs.
eMail-Empfang
  • Sammlung von eingehenden eMails in einer Liste oder Dokumentbibliothek zur weiteren Bearbeitung (bspw. Zentrale Sammlung von News-Serverinhalten.


Weiteres

Suche
  • Über strukturierte, gruppierte und gefilterte Ansichten (vordefinierbar, individuell).
  • Search-Server: Volltextsuche mit Integration externer Inhalte (Serverlaufwerke, Webseiten).
  • Metadaten-Suche mit Search-Server und Zusatzprodukten.
Websiteinhaltstypen & -spalten
  • Zusammenstellung von gruppen von Feldern zur schnellen Erstellung von Bibliotheken (Metadaten) oder Listen (Datenfelder).
  • Automatisierte Anpassung der verwendeten Inhaltstypen und -spalten.
  • Hinterlegung von Vorlagen und Workflows.
  • Wird benutzt zur Definition von Dokumentvorlagen mit eigenen Metadaten pro Vorlage.
Workflows
  • Automatisierungen von SharePoint-Inhalten, Beispiele: Felder automatisch ergänzen bei Erstellung oder Änderung, Elemente erstellen, ändern oder löschen, aufgrund von Ereignissen, eMail versenden aufgrund von gewissen Ereignissen.
  • Start: Durch das Erstellen und/oder Ändern von Elementen oder manuell.
  • Rapportierung der einzelnen Schritte möglich.
  • Basis: Windows Workflow Foundation.
  • Erstellung über SharePoint-Designer (einfachere Workflows, ohne Programmierung) oder Visual Studio (für komplexe Workflows.
2-stufiger Papierkorb.  

Optimal bei:

  • Unterschiedlichen Standorten / Tochtergesellschaften;
  • Verschiedenen Projekten mit mehreren Mitgliedern an verschiedenen Standorten;
  • Daten und Dokumenten, bei welchen Sie die Änderungen nachverfolgen oder steuern wollen;
  • Daten, Dokumente oder Informationen, über welche Sie bei Änderungen automatisch via eMail informiert werden wollen;
  • Dezentrale Budgetierung und Analysen mit zentraler Konsolidierung;
  • Reporting mit beeinflussbaren Cockpits und Dashboards;
  • Ein Intranet: Sie möchten aber auf den Inhalt direkt über den Browser Zugriff haben und auch Daten und Dokumente darin verwalten und den Mitarbeitern oder auch externen Stellen Zugriff geben;

Legen Sie also Dokumente und Daten (in Listen) zentral auf einem Server ab und arbeiten Sie gemäss den Zugriffsrechten dezentral mit den Inhalten. Sie können die automatische Versionierung einschalten, um nachverfolgen zu können, wer welche Änderungen vorgenommen hat. Schalten Sie die Inhaltsgenehmigung ein, um Einträge vor der Freigabe prüfen zu können oder lassen Sie sich über Änderungen automatisch via eMail benachrichtigen. Ausgehend von Vorlagen für Websites erstellen Sie sehr schnell Subwebs für Projekte oder Abteilungen. Anpassungen der Strukturen, Listen und Bibliotheken sind jederzeit einfach über den Browser möglich. Zusammen mit den neuen Microsoft-Office-Produkten verwenden Sie die Daten weiter oder integrieren diese dynamisch. Checken Sie Dokumente aus, um diese sicher abzuändern, checken Sie sie wieder ein, wenn Sie fertig sind.

Technisches

Serverstruktur
  • Microsoft Windows Server 2003 oder neuer.
  • Bei grösseren Unternehmen mehrere Server empfohlen (bspw. Trennung SharePoint-Server und SQL-Server).
  • Oder Einmietung bei spezialisiertem Provider.
Bestandteile
  • Dienst unter Windows 2003 oder neuer (WSS = gratis).
  • Internet Informationsdienst (ISS).
  • MS-SQL-Server (auch Express möglich).
Speicherung
  • Daten und Dokumente werden direkt in SQL-Server abgelegt.

Lösungsbeispiele

Einsatzbeispiele

Die nachfolgenden Beispiele haben wir in der Praxis umgesetzt. Durch die individuelle Parametrisierung und den Zugriff auf bestehende oder eigene Vorlagen können effizient neue Lösungen entstehen.

Interessieren Sie sich für nähere Informationen bezüglich MS-SharePoint? Dann zögern Sie nicht und nehmen Sie mit uns Kontakt auf!

 
Senden Sie E-Mail mit Fragen oder Kommentaren zu dieser Website an: info@hurco.ch.
 Copyright © Hurter Consulting GmbH, Stand: 06. September 2012, selber erstellt auf Microsoft SharePoint Designer 2007.